Grundeinstellungen für störungsarmes Arbeiten in Word

 

Im folgenden werden die verschiedenen Registerkarten des Menüs Ansicht Optionen in Word beschrieben. Die gezeigten Einstellungen sind ein Vorschlag für den Word-Anwender, der das Programm intensiv nutzt. Es wird besonders auf die Stellen hingewiesen, wo Standard-Einstellungen geändert werden sollten. Die Screen-Shots wurden mit der Version 97 gemacht. Auf eventuelle Unterschiede oder Besonderheiten anderer Word-Versionen wird individuell hingewiesen.Diese Informationen wurden von uns mit Sorgfalt erstellt und mehrfach Korrektur gelesen. Sollten uns trotzdem Fehler unterlaufen sein oder werden Informationen falsch oder ungenau oder unverständlich dargestellt, bitten wir, dies zu entschuldigen. Ein kurzes Info von Ihnen hilft uns, diese Informationen weiterhin zu verbessern.

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Einstellungen bei Extras Optionen

Ansicht (für Seitenlayout)

Zum kontrollierten Arbeiten sollten alle Zeichen (auch die, die nicht gedruckt werden) sichtbar sein.

 Falls Sie diese Einstellung stört:
Lassen Sie diese Ansicht für ca. 3 Wochen in jedem Fall eingeschaltet. Falls Sie danach immer noch davon gestört werden, können Sie die Option ja wieder deaktivieren!

Allgemein

Konvertierungen werden angezeigt (Hilfreich vor allem für Word-Dokumente, die mit anderen Word-Versionen bearbeitet wurden). Diese Einstellung ist empfehlenswert für Anwender, die häufig Dokumente mit anderen austauschen, z.B. mit Übersetzungsbüros.

Bearbeiten

Grundeinstellungen zur Texteingabe: Einstellungen, die zur Kompatibilität mit alten DOS-Versionen (Einfügen per Einfügen-Taste) wurden deaktiviert.

Wichtig: Mit Tabulator und Rücktaste Absatzeinzug ändern sollte ausgeschaltet werden, um ungewollte Änderungen der Absatzformatierung zu unterbinden.

Drucken

Drucken im Hintergrund ist ausgeschaltet, da es Feldfunktionen stört und sogar beim Zusammentreffen mit anderen Automatismen zum Absturz führen kann. Im Netzwerk wird zusätzlich schneller gedruckt.

Felder aktualisieren ist aktiviert, da Felder in Textrahmen sonst nicht aktualisiert werden. (viele Felder werden sonst grundsätzlich bei Seitenansicht und Ausdruck aktualisiert.)

Verknüpfungen aktualisieren ist nur kurzfristig einzuschalten, falls in den Dokumenten Verknüpfungen zu Dateien enthalten sind, die ständig geändert werden.

Speichern

Sicherungskopie immer erstellen verhindert Dateiverluste, die durch Netzwerkkommunikation, Stromausfälle etc. verursacht werden. Es zwingt aber auch dazu, regelmäßig die gespeicherten Dateien aufzuräumen.

Schnellspeicherung zulassen sollte auf jeden Fall ausgeschaltet sein, da Änderungen sonst bei kleineren Änderungen lediglich als inkrementelle Speicherung gespeichert werden. Dabei können im Extremfall Dateien nach dem Speichervorgang nicht mehr lesbar sein!

Speicherung im Hintergrund ist ausgeschaltet, da es Programmabstürze verursachen kann. Die Option Autowiederherstellen-Info speichern alle xx Minuten kann bei Word 2000 zu einem Problem führen:

Arbeiten Sie gerade in einem eingebetteten Objekt (z.B. Excel-Tabelle durch Doppelklick) und läuft dann die automatische Speicherung, kann es zu der Meldung kommen, daß auf dem gewählten Laufwerk nicht genügend Speicherplatz ist. Word behauptet dies für alle Laufwerke. Einzige Lösung in diesem Fall: Kopieren des gesamten Dokumentes in die Zwischenablage, Beenden von Word, anschließender Neustart von Word, Einfügen des kopierten Textes aus der Zwischenablage und Abspeichern des Dokumentes unter einem neuen Namen. In einigen Versionen scheint auch das gleichzeitige Speichern und Drucken im Hintergrund der Auslöser für diesen Effekt zu sein.

Dateiablage

Dokumente: Der hier eingestellte Ordner wird beim ersten Öffnen/Speichern vorgeschlagen. Danach orientiert sich Word am in der aktuellen Sitzung zuletzt verwendeten Ordner.

Benutzer-Vorlagen: Hier liegen die Vorlagen, die nur an diesem Arbeitsplatz verwendet werden sollen. Dies beinhaltet auch die normal.dot, deren Symbolleisten, Makros und Autotexte in jedem Dokument zur Verfügung stehen. Dieser Pfad ist entweder auf der lokalen Festplatte oder im Benutzerordner im Netzwerk.

Arbeitsgruppen-Vorlagen: Dieser Pfad sollte die Vorlagen enthalten, die an mehreren/allen Arbeitsplätzen Verwendung finden (z.B. Brief,- Fax, Protokollvorlage). Bei Datei Neu werden grundsätzlich alle Vorlagen aus dem Arbeitsgruppen- und Benutzer-Vorlagenordner angezeigt. Dieser Pfad steht typischerweise in einem gemeinsamen Netzwerk-Ordner.

AutoStart: Dieser Pfad enthält Vorlagen, die beim Starten von Word automatisch geladen werden sollen. Hierbei stehen alle Makros, Autotexte und Symbolleisten aus diesen Vorlagen ständig zur Verfügung. Dieser Pfad ist sehr wichtig bei der Verwendung von Makropaketen.

Rechtschreibung und Grammatik

Rechtschreibung während der Eingabe prüfen kann sinnvoll sein, um schon bei der Eingabe von Text mögliche Fehler zu erkennen. Bedingung für einen sinnvollen Einsatz ist aber die Pflege der Benutzerwörterbücher, um Fachbegriffe nicht ständig als Fehler ausgewiesen zu bekommen. Begriffe, die Word als Rechtschreibfehler ansieht, werden mit einer roten Welle unterstrichen.

Die Grammatikprüfung zeigt (vermeintliche) Fehler mit einer grünen Wellenlinie an. Der Nutzen der Grammatikprüfung ist in der Sprache Deutsch durch die vielen Ausnahmen von Regeln stark eingeschränkt.

Wichtig: Für mehrsprachige Texte/fremdsprachige Texte müssen die Absätze korrekt per Extras Sprache Sprache bestimmen formatiert sein, damit Word die richtigen Regeln (Rechtschreibung, Silbentrennung und Grammatik) anwendet.

In Word 2000 ist bei Extras Sprache Sprache bestimmen die Option Sprache automatisch erkennen aktiviert. Dies führt in der Regel zu Falschzuordnungen. Für ein störungsfreies Arbeiten ist dieser Punkt auszuschalten.

Einstellungen bei Extras Autokorrektur

Autokorrektur

Hier werden Einstellungen festgelegt, die Word ermächtigen, den eingegebenen Text automatisch zu ändern. Dies kann zu Fehlern führen, z.B.:

  • UStd. wird in Ustd. umgewandelt.
  • Nach einer Leerzeile wird das erste Wort mit einem Großbuchstaben beginnen.
  • DNA wird zu DANN umgewandelt.

 Empfehlung: Schalten Sie alle Optionen auf dieser Registerkarte aus. Dann enthält der Text wenigstens nur die Fehler, die Sie selbst verursacht haben.

Statt Während der Eingabe ersetzen sollten Sie lieber die Autotexte in Word verwenden, um mit Kürzeln größere oder kleinere Texte per Kürzel einzufügen. Damit haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Texte.

Autoformat während der Eingabe

Auch hier erlauben Sie Word, Ihre eingegebenen Texte automatisch zu ändern.

Dabei erzeugt Word z.T. aus eingegebenem Text Formatierungen (z.B. Automatische Numerierung), die nur schwer wieder zu entfernen ist. (Schreiben Sie mal i. V. Fritz Müller und schalten dann eine neue Zeile, um den Firmennamen einzugeben)

Bei strukturierten Dokumenten entstehen z.T. durch manuelle Formatierungen ungewollte Überschriften. Ihre Formatvorlagen werden manchmal bei expliziten Formatierungen umdefiniert.

Fazit: Der Schaden ist in der Regel höher als der Gewinn.

Einstellungen bei Ansicht

Normalansicht

Die Normalansicht ist zur reinen Texteingabe auszuwählen. Sie ermöglicht ein schnelles Arbeiten, da nicht ständig Seitenumbrüche aktualisiert werden müssen.

Achtung Viele Elemente (z.B. über den Text gelegte Grafiken) werden in der Normalansicht nicht oder falsch angezeigt.

Layoutansicht

In der Layoutansicht sind Kopf-, Fußzeilen und Seitenränder sichtbar: Diese Ansicht ist natürlich langsamer, da Word alle Informationen berücksichtigen muß. Idealerweise wird sie beim endgültigen Layouten eines Dokuments eingesetzt. Word zeigt den Text analog dem Ausdruck an. Fehlerhafte Druckertreiber oder Grafikkartentreiber können hier zu Problemen führen.

Gliederungsansicht

Theoretisch eine hilfreiche Funktion zur Neugliederung eines Dokumentes, aber leider sehr schwierig zu verwenden.

Markierte Überschriften umfassen z.B. (nicht sichtbar) auch die untergeordneten Texte. Damit führen "einfache" Formatierungsschritte teilweise zu unvorhergesehenen Ergebnissen.

Neugliederungen sollten daher besser in der Layoutansicht mit aktivierter Dokumentstrukturansicht erfolgen.

Dokumentstruktur

Der linke Rand des Dokumentfensters wird für die Dokumentstruktur verwendet. Diese Einstellung ist nur für gegliederte Dokumente sinnvoll (--> Verwendung der Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2, etc.). Die Überschriften in der Dokumentstruktur wirken als Hyperlinks, um schnell bestimmte Kapitel anzuwählen.

Die Dokumentstruktur wird manchmal fehlerhaft dargestellt, ist aber bei strukturierten Dokumenten eine wertvolle Hilfe.