Tips und Tricks für das Arbeiten in Excel

 

Im folgenden werden Tips für das Arbeiten in Excel beschrieben.

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Vorsicht: Formeländerung bei Excel 2000

In Excel 2000 und Excel XP kann es passieren, daß Excel eine eingegebene Formel nur durch die Eingabe von Werten verändert.

Beispiel:

In der Zelle A10 haben Sie eine Formel stehen, in der Sie die Summe der Zellen A2 bis A5 addieren. (=Summe(A2:A5)).

Geben Sie nun in die Zellen A2 bis A5 Werte ein, verhält sich die Summenformel korrekt.

Geben Sie nun aber im Anschluß daran einen Wert in A6 ein, werden Sie feststellen, daß Excel Ihre Summenformel auf (=Summe(A2:A6)) geändert hat.

Dies passiert in Excel ab Version 2000 ohne Meldung und wird durch die Optionseinstellung “Listenformat und Formeln erweitern” ermöglicht.

Bei einer Standardinstallation von Excel 2000 ist dieser Punkt aktiviert.

Es ist dringend zu raten, diesen Punkt auszuschalten.

 

 

Verwendung der Standardwährung in Excel

 

Excel orientiert sich bei dem Standardwährungszeichen an den Einstellungen, die für das gesamte Windows-System in der Systemsteuerung unter Ländereinstellungen, Registerkarte Währung , eingestellt werden.

Dadurch werden Excel-Dateien, in denen dieses Format verwendet wurde, beim Öffnen auf einem PC mit anderen Einstellungen mit dem dort aktuellen Währungszeichen angezeigt.

Testen Sie doch einfach folgendes: Erzeugen Sie eine Excel-Datei und formatieren einige Zahlen mit dem Standard-Währungssymbol (Symbol mit den kleinen Münzen in der Format-Symbolleiste). Speichern Sie die Datei ab. Stellen Sie nun in der Systemsteuerung das Währungsformat um und schauen Sie sich Ihre Datei erneut an.

Sicherer (und in vielen Fällen auch platzsparender) ist es, die Zahlen als Zahl mit 2 Nachkommastellen zu formatieren und die Währung in die Überschrift mit aufzunehmen (z.B. Umsatz in Euro). Damit läßt sich auch später eindeutig erkennen, in welcher Währung eigentlich die Zahlen sind.

Vorlagen, Ändern der Standardvorlage

Excel verwendet als Endung für Arbeitsmappenvorlagen die Endung .xlt. Der Vorlagenordner (je nach Excel-Version unterschiedlich) läßt sich einfach herausbekommen, indem Sie ein Dokument erstellen und beim Speichern als Dateityp Mustervorlage einstellen. Excel stellt dann automatisch den Pfad ein, in dem Ihre Vorlagen abgespeichert sind.

 

Die Standardvorlage hat den Namen “mappe.xlt”. Anders als bei Word und Powerpoint muß diese in einem besonderen Ordner untergebracht sein, nämlich dem XLSTART-Ordner. Sie finden diesen Ordner dort, wo auch das Excel-Programm installiert wurde.

Die Vorlage für neu, in eine bestehende Arbeitsmappe eingefügte Tabellenblätter können Sie erstellen, indem Sie eine Mappe mit einer Tabelle unter dem Namen “Tabelle.xlt” als Mustervorlage im XLSTART-Ordner abspeichern.

Über diesen Weg können Sie für die Tabellen Ihrer neuen Excel-Mappen bereits angepaßte Kopf- und Fußzeilen oder benutzerdefinierte Formatierungen zur Verfügung stellen.