Datenbankgestützte Textbausteinverwaltung zur Erstellung von modularen Dokumenten in Word - Strukturierte Dokumente auf Knopfdruck
Das Bausteinprogramm ist letztlich die simple Umsetzung der alten Arbeitsweise, für den Aufbau von Dokumentationen modular aufgebauter Maschinen sich "Kopierpäckchen" (Bausteine) zu erstellen und diese nach Bedarf zu
einer kompletten Dokumentation zusammenzufügen.
Bausteine und erzeugte Dokumentationen bei diesem System sind normale Winword-Dokumente, die jederzeit ohne das Vorhandensein des Systems bearbeitet werden können.
Das
Programm übernimmt die Verwaltung der Bausteine anhand von Signaturen, die in einer Access-Datenbank gespeichert werden.
Der einzige vorgeschriebene Teil der Signatur ist das zweibuchstabige Sprachkennzeichen, über den die
Zuordnung der übersetzten Bausteine erfolgt und die damit letztendlich das vollautomatische Zusammenstellen einer Übersetzung ermöglichen, nachdem die deutsche Fassung erstellt wurde.
Die verwendeten Bausteine werden als
Stückliste abgespeichert, so daß die gleiche oder eine ähnliche Doku basierend auf diesen Stücklisten schnell und einfach erstellt werden kann.
Daneben gibt es noch einige Hilfsmittel zur Erleichterung der
Stücklistenerstellung (Bildung von Gruppen, Datenblattbausteine) und zum Datenaustausch mit dem Übersetzer.
Voraussetzung für die Einführung von des Systems ist die Definition einer Signatur, die es Ihnen ermöglicht,
Ihre Bausteine später schnell und sicher zu identifizieren. Diese Signatur wird beim Kauf des Systems nach Absprache festgelegt und individuell in Ihre Version einprogrammiert.
Ebenso werden die Vorlagen für Bausteine und Doku individuell angepaßt.
Nach der Installation können Sie im Prinzip aus Ihren vorhandenen Dokumentationen über die Zwischenablage Textsegmente in "leere" Bausteine
kopieren und diese dann in der Datenbank eintragen.
Bis auf wenige Ausnahmen können alle in Word gebräuchlichen Formatierungen verwendet werden. Allerdings sollte man bei der Erzeugung der Bausteine daran denken, daß später
der Baustein an einer beliebigen Stelle im Dokument erscheinen kann. Damit sollten die Verfahren in Word, um Textblöcke immer zusammenhängend auf einer Seite zu erhalten (z.B. kein Seitenwechsel in einer Tabellenzeile,
Absätze/Zeilen nicht trennen) schon bei der Erstellung der Bausteine zur Formatierung angewendet werden. Im Idealfall muß dann in der fertigen Doku nichts mehr gemacht werden (natürlich ausser dem Druck).
Da jedoch die
fertige Doku ein normales Word-Dokument ist, steht es Ihnen frei, nach der Zusammenstellung einer Doku redaktionelle/layouterische Änderungen zu tätigen.
Systemvoraussetzungen: Das Bausteinsystem läuft auf jedem PC, auf dem Word 97, Word 2000, Word XP oder Word 2003 installiert ist. Als Betriebssystem kommen Windows 95, 98, NT 4.0, 2000 oder XP in Frage.